O Centro Administrativo do Estado já não registra mais a típica movimentação característica dos órgãos da administração pública estadual. No entanto, embora os corredores estejam praticamente vazios em virtude da pandemia desencadeada pelo novo coronavírus, mais de 52 mil processos tramitam, de forma digital, por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). A plataforma permite a gestão compartilhada de documentos pela rede de internet entre vários órgãos. Assim, o servidor pode acompanhar, receber, encaminhar, enfim, executar todos os trâmites estando em  casa.

“No ano passado, quando demos início à implantação do SEI, ninguém imaginava que seu uso seria de vital importância em momento tão dramático como o que estamos enfrentando. Sabíamos da redução de gastos com papel, impressão, arquivo e deslocamento dos processos, que precisam ir e vir de uma secretaria para outra. Sabíamos que seria um ganho em eficiência e economia, mas não de sua importância para a própria manutenção da máquina administrativa”, destaca o secretário de Estado da Administração e Previdência, Merlong Solano.

A implantação do SEI deve ser concluída com a inclusão dos processos de todos os órgãos até o fim deste ano. Até o momento, fazem uso da ferramenta: o Palácio de Karnak; Vice-Governadoria; as secretarias da Administração e Previdência (SeadPrev), Governo (Segov), Fazenda (Sefaz), Planejamento (Seplan), Educação (Seduc), Infraestrutura (Seinfra), Meio Ambiente (Semar), e Cultura (Secult); Fundação Piauí Previdência (Piauí Prev); Agência de Tecnologia da Informação (ATI); Polícia Militar (PM); Corpo de Bombeiros; Controladoria Geral do Estado (CGE); Procuradoria Geral do Estado (PGE); Junta Comercial (Jucepi); Agência Piauí Fomento; Fundação Universidade Estadual do Piauí (Uespi); Instituto de Terras (Interpi); Instituto de Desenvolvimento (Idepi); e Coordenadoria de Políticas para Mulheres.

“Quem trabalha com processos, despachos, pareceres e relatórios, todo esse trabalho pode ser feito remotamente, de casa. É uma falsa impressão as pessoas pensarem que os servidores em casa não trabalham. A experiência que temos na Controladoria é contrária a essa ideia, pois mostra que as pessoas produzem mais quando trabalham no ambiente doméstico”, ressaltou o controlador-geral do Estado, Márcio Souza.

Já a PGE informa que, de um total de 165 colaboradores (servidores, terceirizados e estagiários), foi possível, pelo advento do SEI, determinar que somente sete servidores tenham que se deslocar, em regime de revezamento, para a sede, o que representa uma capacidade de instalação de teletrabalho de 96% do pessoal. “Não bastassem os ganhos operacionais obtidos ordinariamente, o sistema possibilitou, em tempos de recomendação de isolamento domiciliar, a salvaguarda da saúde dos servidores públicos e dos usuário dos serviços prestados pela Procuradoria”, ressaltou o procurador Paulo Maneco.

Tecnologia e recursos humanos

O secretário da Administração e Previdência destaca que a pandemia exigiu dos gestores respostas rápidas e dos servidores um compromisso muito maior com a coisa pública. “Aliado ao SEI, temos o empenho dos servidores, que não têm medido esforços para que possamos dar continuidade aos trabalhos, seja realizando reuniões por videoconferência, seja atendendo ao público por celulares institucionais, redes sociais e e-mails. Ou seja, é um esforço em conjunto diante daquilo que a realidade atual nos impõe. É preciso frisar que de nada adiantaria termos as plataformas sem que pudéssemos contar com pessoas capacitadas para operá-las”, frisou Merlong.

Muitas teleconferências têm sido realizadas por meio de sistemas desenvolvidos pela Agência de Tecnologia da Informação (ATI), como o Piauí Box. Por meio do programa Piauí Conectado, o governo também tem feito teleconferência usando o Cisco Webex. “Assim, estamos realizando reuniões virtuais com as equipes e discutindo os temas diários dos seus respectivos órgãos e dando encaminhamentos necessários ao atendimento das necessidades da população e dos servidores”, afirmou o governador Wellington Dias.

Modernização

Além do SEI, o Estado conta com uma série de outras ferramentas inovadoras e modernas, como o Sistema de Previdência (Sisprev), onde tramitam todos os pedidos de aposentadoria, concessão, manutenção e alteração de proventos previdenciários, tanto para inativos quanto para pensionistas.

Para sistemas que exigem mais rigor em questão de sigilo, como o do Detran e da Folha de Pagamento do Estado, a ATI fornece uma VPN “Virtual Private Network”, que permite ao servidor trabalhar remotamente como se estivesse dentro do ambiente corporativo. “Essa VPN é realizada por meio de protocolos de segurança, implementando uma rede segura entre a estação doméstica até o Data Center da ATI”, explica André Henry, analista de Suporte da ATI-PI.

Também está sendo desenvolvido o Sistema de Administração e Gestão de Pessoas (Siape), em fase de testes em cinco órgãos. Após a implantação total, além de mais controle, eficiência e transparência na folha de pessoal, será possível acessar e usar o sistema em qualquer lugar, via internet.